1. Verantwortlicher

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist:

Oleksandr Levchenko
Einzelunternehmen
Herm.-Hirsch-Weg
1120 Wien, Österreich
E-Mail: support@waechter.app

2. Zweck der Datenverarbeitung

Der Dienst „Wächter“ verarbeitet und analysiert Rechnungsdokumente, Metadaten und E-Mail-Inhalte zur Erkennung von:

• Manipulationen

• Betrugsindikatoren

• Fehlern (z.B. falsche Beträge, Dubletten, Steuerfehler)

• Änderungen an IBAN oder Lieferantendaten

• Risikoabschätzungen

3. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten insbesondere:

• Rechnungsdaten (Lieferant, Adresse, IBAN, Beträge, MwSt., Rechnungsnummer)

• PDF-Metadaten & Dateistruktur

• E-Mail-Absender, Empfänger, Zeitstempel

• Lieferanten-Stammdaten

• Unternehmensdaten

• Logdaten (Datum, Uhrzeit, technische Protokolle)

4. Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b – Vertragserfüllung

• Art. 6 Abs. 1 lit. f – berechtigtes Interesse des Kunden an Betrugsprävention und Fehlervermeidung

• Art. 28 DSGVO – Verarbeitung im Auftrag

5. Datenweitergabe & Sub-Prozessoren

Zur Bereitstellung des Dienstes werden folgende Dienstleister eingesetzt:

Paddle Payments (Merchant of Record) – UK/USA/EU

Zahlungsabwicklung & Abrechnung.

Make.com – EU/US

Automatisierungen & Workflow-Logik.

Airtable – USA

Speicherung von Rechnungslogs und Prüfresultaten.
Datentransfer basiert auf Standardvertragsklauseln (SCC).

E-Mail-Dienstleister

(Google Workspace, iCloud, Microsoft Outlook oder andere je nach Nutzer)
Verarbeitung eingehender/weitergeleiteter Rechnungs-E-Mails.

Hosting & Infrastruktur-Partner

Für Webhosting, CDN und Serverlogs.

Keine Daten werden an Dritte verkauft.

6. Speicherort & internationale Datenübertragung

Daten können innerhalb der EU sowie in den USA gespeichert werden.
Übertragungen erfolgen ausschließlich auf Grundlage von:

• EU Standardvertragsklauseln (SCC)

• Art. 46 DSGVO

• oder Angemessenheitsbeschlüssen

7. Speicherdauer

• Rechnungs- und Prüfungsdaten: maximal 180 Tage

• Logdaten: 90 Tage

• Kundenaccountdaten: bis Vertragsende + gesetzliche Aufbewahrungspflichten

8. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein (Art. 32 DSGVO):

• TLS-Verschlüsselung

• Zugangsbeschränkungen

• Protokollierung

• Zugriffskontrollen

• Datenminimierung

• Hash- und Metadatenanalyse statt Volltextverarbeitung, wo möglich

9. Rechte der Betroffenen

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15)

• Berichtigung (Art. 16)

• Löschung (Art. 17)

• Einschränkung (Art. 18)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20)

• Widerspruch (Art. 21)

Anfragen bitte an support@waechter.app.

10. Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Der Anbieter kann mit dem Kunden einen AV-Vertrag (Data Processing Agreement) abschließen.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Kunden.

11. Cookies & Tracking

Die Webseite verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies.
Kein Tracking zu Werbezwecken.

12. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns Änderungen vor.
Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Website einsehbar.